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E’ venerdì e forse hai appena terminato un meeting no sense.
Provo a riepilogare quello che è successo:
Ti arriva un invito di un meeting o per un incontro.
Nell’invito di ci sono 140 persone (ho esagerato, ma il senso è quello).
Non c’è un agenda condivisa. L’oggetto dell’email è abbastanza blando.
Decidi di accettare per non fare brutta figura, anche se sai che devi terminare quel lavoro urgente.
Il giorno del meeting, partenza alle 9:00, comincia alle 9:36 tra “Ciao”, “Mi senti?”, “Sì quì il tempo è bello”, “Eh si tra poco vado in vacanza”, “Aspetta che suona il campanello”, “Veloci che ho un altro meeting”, “Quando cominciamo?” e “Aspettiamo 5 minuti Caio che ha trovato traffico”.
Poi ci sono altri 25 minuti d’introduzione, e poi niente. Fine. No follow up. No Action plan.
Chi lavora o ha lavorato con me, sa che sono un tipo che la fa breve. Non mi piace perdere tempo in “chiacchiere”. Mi piace il pragmatismo. Proprio per arrivare sempre all’essenziale.
Quel meeting sopra, si sarebbe risolto con un agenda condivisa, un chi fa cosa e che cosa ed entro quando.
Tra i feed di Linkedin mi è comparsa una guida stilata direttamente da quel pazzo di Elon Musk che ha mandato ai suoi dipendenti.
Il nuovo capo di Twitter Elon Musk ha inviato un'e-mail ai suoi dipendenti con le sue sei regole per la produttività che è trapelata sui social media.
Nell'e-mail che suggerisce alcuni "consigli sulla produttività", Elon Musk ha elencato “l'evitamento” di riunioni e l'uso di parole senza senso durante l'orario d'ufficio. L'e-mail trapelata dice anche ai dipendenti come muoversi nella loro carriera. Le stesse e-mail ai suoi dipendenti di Tesla, SpaceX e delle sue altre società.
Interessato a questa raccomandazione, ve la elenco in 6 punti, così da poterla provare:
Evita riunioni numerose. Le riunioni di grandi dimensioni fanno perdere tempo ed energia preziosa.
- Scoraggiano il dibattito
- Le persone sono più guardinghe che aperte
- Non c'è abbastanza tempo perché tutti possano contribuire
Non programmare riunioni di grandi dimensioni a meno che tu non sia certo che forniscano valore a tutti. Aggiungo Valore>Tempo.
Lascia una riunione se non stai contribuendo. Se una riunione non richiede:
- Presenza obbligatoria
- Apporta valore
- Prendere decisioni
La tua presenza allora è inutile. Non è maleducazione lasciare una riunione. Ma è maleducazione far perdere tempo alle persone. Tutte le richieste di data collection (inserimento di dati) può essere gestita con una email o form di dati.
Dimentica la catena di comando. Comunica direttamente con i colleghi. Non attraverso supervisori o dirigenti. I comunicatori veloci prendono decisioni rapide. Decisioni rapide = vantaggio competitivo.
Sii chiaro, non intelligente. Evita parole senza senso e di gergo tecnico. Rallentano la comunicazione. Scegli parole che siano:
- Concise
- vadano dritte al punto
- Facile da capire
Non sembrare intelligente. Sii efficiente.
Elimina le riunioni frequenti. Non c'è modo di migliore se fai perdere tempo a tutti. Usa le riunioni per:
- Collaborare
- Risolvere problemi diretti
- Risolvere problemi urgenti
Ma una volta risolto il problema, non sono più necessarie riunioni frequenti. Puoi risolvere la maggior parte dei problemi senza una riunione. Invece di una riunione:
- Invia un messaggio
- Invia un'e-mail
- Comunica su un canale diretto. Ps: esistono anche le chiamate.
Non interrompere il flusso di lavoro del tuo team se non è necessario.
Usa il buon senso. Se una regola aziendale non:
- Ha senso
- Contribuisce al progresso
- è funzionale alla tua situazione specifica
Evita di seguire la regola a occhi chiusi. Non seguire le regole. Segui i principi.
Proverai queste regole?
Alla prossima,
Luigi
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